Crisismanagementplan

Iedereen kent de wet van Murphy: “Alles wat fout kan gaan, zal fout gaan – op het slechtst denkbare moment”. Deze wet gaat vaak op wanneer zich binnen een organisatie een crisis voordoet. Dan moet er snel gehandeld en duidelijk gecommuniceerd worden aan de hand van een crisiscommunicatieplan. Maar als er geen crisismanagementplan ligt én er geen goed geoefend crisisteam is, resulteert het meestal in een chaos. Met alle risico’s van dien. Helaas zijn veel organisaties zich pas bewust van de impact van die risico’s als ze daadwerkelijk in een crisissituatie zijn beland. Het is daarom van groot belang dat een organisatie een crisiscommunicatieplan én een geoefend crisisteam heeft, dat de juiste stappen neemt als dat nodig is.

Onze aanpak: hoe komt een crisismanagementplan tot stand?

Voor een crisismanagementplan moet er altijd eerst draagvlak en commitment zijn bij de directie. Dus geen lijvig plan dat uiteindelijk in de bureaula van een manager verdwijnt, een plan samen dat het bewustzijn van mogelijke crisisscenario’s vergroot en duidelijk maakt hoe deze ingrijpen in de dagelijkse processen van de organisatie.

Wij maken een kort en krachtig basisplan op, dat ingaat op:

• dreigingsscenario’s en niveaus van crisis: low, medium of high, met elk een ander alarmeringsniveau
• de alarmeringsprocedure
• de samenstelling van (een) crisisteam(s)
• facilitaire aangelegenheden (locatie van de crisisruimte, benodigdheden, et cetera)
• Vervolgens worden de verschillende risicoscenario’s uitgewerkt in bijlagen, met in elke bijlage een plan van aanpak per scenario. Daarmee maken de bijlagen onderdeel uit van het basisplan dat voorziet in de crisismanagementstructuur.

Training crisisteams

Een crisismanagementplan is de eerste stap. Maar een crisismanagementplan werkt pas als de verschillende scenario’s ook getraind worden, zodat crisisteams precies weten wat er van ze verwacht wordt op het moment dat zich daadwerkelijk een crisissituatie voordoet. ‘Train as you fight’ is bij defensie een gevleugelde uitspraak over training en simulaties. Het klinkt heftig, maar het is de enige manier om teams voor te bereiden op stressvolle situaties. Onze training richt zich op het oefenen van het crisismanagementproces en op de dynamiek binnen het team. Dit is altijd een maatwerkaanpak die aansluit op de behoefte en vooral op de ervaring van het crisisteam. Zo kan de training een korte ‘table top’- oefening zijn, waarbij vooral het proces en de besluitvorming wordt getest. Maar ook een uitgebreide oefening met een complete scenariotraining inclusief acteurs behoort tot de mogelijkheden.

Crisiscommunicatie

Welke informatie verstrekt u aan journalisten? Hoe gaat u om met social media? Hoe communiceert u effectief binnen de organisatie? Kortom, wat vertelt u wel en wat juist niet, om zo de regie over uw eigen communicatie te houden.